Kemampuan untuk fokus dan memprioritaskan sebuah tugas adalah kunci bagi siapapun yang ingin mempertahankan produktivitas di manapun. Masing-masing dari kita tentunya memiliki tugas-tugas yang ingin dan harus dikerjakan dalam beraktivitas sehari-hari. Untuk mencapai target dari tugas-tugas yang dikerjakan, kita harus paham mengenai manajemen waktu. Manajemen waktu adalah suatu proses untuk melakukan kontrol atas waktu dengan batas tertentu untuk melakukan tugas tertentu. Manajemen waktu adalah kemampuan untuk merencanakan dan menggunakan waktu semaksimal mungkin.
Menurut hukum Pareto 20/80, 20% adalah waktu yang digunakan untuk bekerja secara efisien, sedangkan 80% nya tidak. Lalu kenapa hanya 20% saja yang efektif? Dan bagaimana cara meningkatkan efektifitas waktu yang digunakan? Berdasarkan hukum Pareto, jika semakin banyak waktu kerja yang efektif, maka semakin banyak pula pekerjaannya. Namun hal ini dinilai tidak benar, banyaknya dan kualitas tugas yang dikerjakan dipengaruhi oleh profesionalisme, kualifikasi, dan pengalaman. Untuk mencapai efisiensi yang baik, perlu landasan yang kokoh seperti, motivasi yang tinggi dan juga minat. Managemen Waktu sendiri juga dapat diartikan sebagai ilmu dimana manusia dapat menggunakan waktu secara berdaya guna dan berhasil guna yang dapat Grameds pelajari pada buku Manajemen Waktu: Filosofi-Teori-Implementasi.
Pengertian manajemen waktu menurut para ahli
- Menurut Atkinson, manajemen waktu adalah suatu jenis keterampilan yang berkaitan dengan berbagai bentuk upaya dan tindakan individu yang dilakukan dengan terencana agar seseorang mampu memanfaatkan waktu sebaik mungkin.
- Menurut Forsyth, manajemen waktu adalah sebuah cara untuk membuat waktu terkendali sehingga dapat menciptakan efektivitas dan produktivitas.
- Menurut Akram, manajemen waktu adalah kemampuan menggunakan waktu dengan efektif dan efisien untuk memperoleh manfaat yang maksimal.
Sifat waktu
Waktu adalah perkembangan keberadaan dan peristiwa dari masa lalu ke masa depan. Berikut adalah karakteristik dari waktu;
1. Tidak disengaja
Waktu sering kali dideskripsikan sebagai dimensi keempat dari panjang, lebar dan tinggi. Tidak seperti dimensi lainya, berjalannya waktu adalah ketidaksengajaan. Secara teori, kamu bisa berhenti di satu titik luar angkasa, dan berdiri di sana sementara planet bumi tetap berputar.
2. Tidak dapat diubah
waktu terjadi sebagai urutan kejadian yang tidak dapat diubah sehingga begitu sesuatu terjadi, sesuatu itu tidak bisa tidak terjadi. Ada hubungan di antara kejadian yang disebut sebab akibat yang mana sesuatu di masa lampau mempengaruhi apa yang terjadi di masa sekarang, namun hal yang terjadi di masa depan tidak dapat mempengaruhi masa lampau.
3. Sesuatu yang dibutuhkan
Waktu adalah suatu hal yang menjadi persyaratan agar segala sesuatu terjadi. Dengan kata lain, tidak ada yang terjadi dalam sekejap tanpa perkembangan waktu.
4. Dapat dihitung
Waktu dapat diukur dengan satuan yang disebut detik. Waktu adalah pengukuran yang penting untuk hampir setiap pekerjaan manusia termasuk sains, seni, bisnis dan kegiatan sehari-hari.
5. Waktu yang mutlak
Waktu yang mutlak adalah gagasan bahwa waktu konstan di seluruh alam semesta untuk semua pengamat. ini adalah dasar untuk sistem fisika yang dikemukakan oleh Sir Isaac Newton yang dikenal sebagai Hukum Newton.
Karakteristik manajemen waktu yang sukses
1. Evaluasi
Luangkan beberapa hari untuk mencatat waktu yang telah digunakan untuk mengerjakan tugas sehari-hari. Tentukan apa yang ingin dicapai, kemudian tandai aktivitas yang tidak termasuk dalam kategori tersebut. Catat apa saja yang mengganggu atau menghalangi dalam pencapaian tujuan secara tepat waktu. Catat juga tugas-tugas yang bisa disederhanakan untuk menghemat waktu. Manajemen waktu ini juga dapat kita mulai sejak dini, dimana pada anak-anak yang memiliki manajemen waktu yang baik akan terbawa hingga nantinya dia dewasa. Melalui buku Aku Cerdas Mengelola Waktu, Grameds dapat mempelajari manajemen waktu yang baik melalui berbagai kisah yang bertemakan cara mengelola waktu.
2. Rencana dan prioritas
Luangkan waktu di awal hari dan di malam hari setiap hari untuk membuat rencana dengan memprioritaskan tugas berdasarkan tujuan yang ingin dicapai. Jika ada proyek besar, bagi menjadi proyek-proyek kecil supaya tidak kewalahan. Bawalah kemanapun agenda atau jadwal agar tetap fokus dan ingat dengan hal-hal yang ingin dikerjakan. Ketika di penghujung hari ada tugas yang belum selesai, jangan panik. Pindahkan tugas yang belum selesai ke hari berikutnya.
Dengan begitu, kamu dapat memiliki panduan dalam aktivitas keseharian yang kamu kerjakan sehingga waktu yang ada tidak terbuang percuma. Dengan mengelola waktu yang kamu miliki menandakan bahwa ada tujuan yang ingin dicapai, sehingga pencapaian tujuan tersebut menuju kesuksesan akan lebih mudah diraih. Seperti halnya yang dibahas pada buku Manage Your Time For Success, Cerdas Mengelola Waktu Untuk Mencapai Sukses.
3. Eliminasi pencurian waktu
Hapus gangguan-gangguan yang mengganggu produktivitas keseharian kamu. Jadwalkan beberapa waktu untuk menjawab email, membalas panggilan telepon atau sms. Kecuali jika ada panggilan darurat terjadi. Hal ini untuk menghindari gangguan oleh panggilan dan pesan yang datang sepanjang hari. Hindari juga menyelam ke dalam media sosial di saat jam kerja. Kurangi mengobrol dengan rekan kerja supaya tujuan yang ingin kamu capai bisa terwujud.
4. Delegasi
Jika ada proyek yang besar, delegasikan tugas kepada bawahan atau rekan kerja. Hal ini memungkinkan rekan kerja atau bawahan kamu mempelajari keterampilan baru, selain itu hal ini juga tidak akan menghabiskan waktu kamu seharian. Jika ada rekan kerja atau bawahan yang siap membantu, jangan tolak, terima bantuan tersebut untuk menghemat waktu.
5. Katakan tidak
Belajarlah untuk mengatakan tidak dengan cara yang sopan. Hal ini berlaku untuk menolak pekerjaan atau aktivitas tambahan yang tidak sesuai dengan tujuan kamu. Bergabung dengan teman-teman hanya karena merasa tidak enak dapat menghabiskan waktu berharga kamu yang lebih baik digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas penting.
6. Rehat
Beristirahat merupakan hal yang penting bagi setiap manusia. Buatlah jadwal untuk beristirahat dan menjernihkan pikiran. Rencanakan olahraga yang teratur dan masukkan ke dalam rutinitas harian atau mingguan kamu supaya tetap sehat dan bugar. Konsumsi juga makanan-makanan yang sehat dan hindari junk food yang bisa menyebabkan lesu dan kurang fokus. Berhentilah bekerja jika sudah merasa lelah, jangan sampai pekerjaan juga memakan waktu istirahat kita yang berharga.
Manfaat manajemen waktu
Mengelola waktu dengan baik memungkinkan seseorang untuk melakukan pekerjaan yang benar dan waktu yang tepat. Manajemen waktu memiliki peran penting dalam kehidupan pribadi maupun profesional seseorang. Berikut beberapa manfaat manajemen waktu.
1. Manajemen waktu membuat seseorang menjadi tepat waktu dan disiplin.
Untuk memanfaatkan waktu dengan baik, seseorang harus menyiapkan deretan rencana tugas-tugas apa yang ingin dikerjakan ketika di pagi hari atau malam hari. Hal ini akan memberikan seseorang pemahaman tentang apa saja yang ia kerjakan, dengan begitu akan menghasilkan pekerjaan yang baik.
2. Manajemen waktu membuat seseorang menjadi lebih rapi atau terorganisir.
Menjaga barang-barang sesuai dengan tempatnya meminimalisir waktu untuk mencari-cari barang tersebut jika dibutuhkan. Orang dengan manajemen waktu yang baik akan menjaga meja kerjanya atau area belajarnya menjadi lebih bersih dan teratur.
3. Manajemen waktu meningkatkan moral seseorang dan menjadi lebih percaya diri.
Sebagai hasil dari manajemen waktu yang baik, seseorang akan menyelesaikan tugas dalam waktu yang ditentukan dan menjadikannya terdepan di antara anggota tim lainnya. Orang-orang yang memahami waktu akan dipandang tinggi dan selalu menjadi pusat perhatian.
4. Manajemen waktu bisa mengurangi kadar stres dan kecemasan.
Orang-orang yang bisa menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dinilai memiliki kadar stres dan kecemasan yang lebih rendah dibanding orang lain. Perlu diingat ketika mengerjakan sesuatu untuk tetap fokus karena tidak ada gunanya untuk menunda-nunda. Setelah pekerjaan selesai kamu akan memiliki banyak waktu untuk keluarga, sahabat dan kerabat lainnya.
