Halo, Sobat Baca Lampung Cerdas! 👋
Dalam dunia bisnis, administrasi dokumen adalah hal yang sangat penting. Namun, masih banyak pelaku usaha terutama UMKM yang bingung membedakan antara faktur, kwitansi, dan invoice. Ketiganya memang terlihat mirip karena sama-sama berhubungan dengan transaksi, tetapi fungsinya sangat berbeda.
Memahami perbedaan ini akan membantu bisnis mengelola keuangan dengan benar, menghindari kesalahan pencatatan, serta mempermudah proses audit dan perpajakan.
1. Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen penagihan yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran setelah barang atau jasa diberikan. Dalam transaksi bisnis, invoice adalah dasar pencatatan pendapatan dan piutang.
Fungsi Invoice:
- Menagih pembayaran
- Bukti bahwa barang/jasa sudah diberikan
- Dokumen untuk pembukuan perusahaan
- Dasar pencatatan PPN/PPh (bagi PKP dan transaksi tertentu)
Isi Utama Invoice:
- Nomor invoice
- Detail barang/jasa
- Jumlah & harga
- Total tagihan
- Pajak (jika ada)
- Tanggal dan batas pembayaran
- Informasi pembayaran
Kapan digunakan:
➡ Saat menagih pembayaran kepada pelanggan.
2. Apa Itu Faktur?
Faktur sebenarnya adalah istilah umum yang berarti dokumen transaksi penjualan. Namun di Indonesia, istilah faktur lebih sering digunakan untuk merujuk pada Faktur Pajak, yaitu dokumen resmi yang diterbitkan Pengusaha Kena Pajak (PKP) untuk transaksi yang dikenakan PPN.
Fungsi Faktur:
- Bukti pungutan PPN (misalnya PPN 11%)
- Bukti sah transaksi kena pajak
- Dokumen untuk pelaporan SPT Masa PPN
- Bukti sah dalam pemeriksaan pajak
Isi Faktur Pajak:
- Identitas PKP penjual
- Identitas pembeli
- Nomor seri faktur pajak (NSFP)
- Jenis barang/jasa
- DPP (Dasar Pengenaan Pajak)
- PPN terutang
- Tanggal pembuatan
Kapan digunakan:
➡ Saat transaksi penjualan barang/jasa kena PPN oleh PKP.
Catatan: Tidak semua bisnis menggunakan faktur. Hanya PKP yang wajib membuatnya.
3. Apa Itu Kwitansi?
Kwitansi adalah dokumen bukti bahwa pembayaran sudah diterima. Jika invoice adalah permintaan bayar, maka kwitansi adalah bukti sudah dibayar.
Fungsi Kwitansi:
- Bukti sah penerimaan uang
- Arsip pembukuan
- Bukti pembayaran untuk laporan keuangan
- Dasar pencairan dana (di perusahaan atau instansi)
Isi Kwitansi:
- Nomor kwitansi
- Jumlah uang yang diterima
- Dari siapa & untuk apa
- Tanggal pembayaran
- Tanda tangan penerima
- Stempel perusahaan (jika resmi)
Kapan digunakan:
➡ Saat pembayaran sudah dilakukan.
Mana yang Harus Dipakai Bisnis Anda?
✔ UMKM Non-PKP
Gunakan:
- Invoice untuk menagih pembayaran
- Kwitansi untuk bukti penerimaan uang
- Tidak wajib menggunakan faktur
✔ Bisnis PKP (Kena PPN)
Gunakan:
- Invoice untuk penagihan
- Faktur Pajak untuk pelaporan PPN
- Kwitansi untuk bukti pembayaran
- Ketiganya perlu digunakan jika pelanggan sudah melunasi transaksi.
✔ Bisnis Jasa / Freelancer
Gunakan:
- Invoice
- Kwitansi
- Tidak perlu faktur, kecuali sudah menjadi PKP.
✔ Instansi Pemerintah / Vendor
Umumnya memakai:
- Invoice
- Kwitansi
- Faktur (jika transaksi kena PPN)
Jadi, dengan memahami perbedaan antara faktur, kwitansi, dan invoice, setiap pelaku usaha dapat mengelola transaksi dengan lebih rapi, profesional, dan sesuai aturan. Administrasi yang tertata bukan hanya memudahkan proses penagihan dan pembayaran, tetapi juga menjadi fondasi penting untuk mengembangkan bisnis menjadi lebih terpercaya dan berkelanjutan.
